企业如何完善并防止数据丢失？

　　问：数据丢失对使用电脑的人来说，一直是个很头痛的问题。特别是对于经常进行文本编辑的用户而言更是如此，如何保护文件的安全性？

　　答：我经常会收到那些需要恢复丢失文件数据的用户的反馈过来的问题，不过当他们将问题反馈给我的时候已经迟了，因为损失已经不能挽回。唯一可以补救的办法是从备份文件中恢复丢失的数据，这就是为什么我们需要建立一套系统来防止数据丢失的原因。

　　以下是关于防止数据丢失的5中方法：

　　1. 永远不要将你的文件数据保存在操作系统的同一驱动盘上

　　我们知道大部分文字处理器会将你创建的文件保存在“我的文档”中，然而这恰恰是最不适合保存文件的地方。对于影响操作系统的大部分电脑问题(不管是因为病毒问题还是软件故障问题)，通常唯一的解决方法就是重新格式化驱动盘或者重新安装操作系统，如果是这样的话，驱动盘上都所有东西都会丢失。

　　另外一个成本相对较低的解决方法就是在你的电脑上安装第二个硬盘，当操作系统被破坏时，第二个硬盘驱动器不会受到任何影响，如果你还需要购买一台新电脑时，这个硬盘还可以被安装在新电脑上，而且你会惊讶地发现这种硬盘安装非常简便。

　　如果你对安装第二个驱动盘的方法不很认可，另一个很好的选择就是购买一个外接式硬盘，外接式硬盘操作更加简便，可以在任何时候用于任何电脑，而只需要将它插入USB端口或者firewire端口。

　　很多外接式硬盘还增加了“一触式”以及“预订备份”，你只需要简单的选择备份方式，外接式硬盘软件就能帮完成后续操作。我自己使用的是Maxtor的外接式200G硬盘，这种硬盘不仅有足够的空间，而且十分易于操作。

　　如果你不愿意使用另外的硬盘来保存文件，那么你也可以将你的文件保存在清楚标识的软盘上，但是请注意：电脑制造商正在逐渐将标识软盘移出它们的新电脑中，所以将来你需要从软盘中重新检索数据时可能会遇到一些问题。

　　2. 定期备份你的文件数据，不管它们被存储在什么位置

　　将你的文件全部保存在操作系统是不够的，应该将文件保存在不同的位置，并且你需要创建文件的定期备份，这样我们就能保障文件的安全性，不管你的备份是否会失败：光盘可能被损坏，硬盘可能遭破坏，软盘被清除等原因。

　　如果你想要确保能够随时取出文件，那么可以考虑进行二次备份，如果数据非常重要的话，你甚至可以考虑在防火层保存重要的文件。

　　3. 提防电子邮件附件

　　即使你十分肯定电子邮件附件不含有病毒，电子邮件都可能会导致你丢失数据。仔细想一想：如果你接收到一个文件与保存在你硬盘上的文件同名，并且你的电子邮件软件设置为保存附件在同一硬盘上，那么你就很有可能覆盖本来存在的文件，当你将文件附加在邮件中并发送出去时，这种情况经常会发生。

　　因此，请确保将你的电子邮件程序设置成为保存文件在一个特殊的位置，或者在将一份电子邮件附件保存在硬盘上前务必仔细考虑清楚保存位置的问题。

　　4. 提防用户错误

　　虽然我们不愿意承认，但是很多时候是因为我们自己的问题而导致数据丢失。可以考虑利用文字处理器中的保障措施，例如版本特征功能和跟踪变化。用户丢失数据的最常见的情况就是当他们在编辑文件的时候，意外地删除掉某些部分，那么在文件保存后，被删除的部分就丢失了，除非你启用了保存文件变化的功能。

　　如果你觉得那些功能很麻烦，那么我建议你在开始编辑文件之前将文件另存为不同名称的文件，这个办法不像其他办法一样组织化，不过这确实是一个好办法。

　　5.保存文件的纸质版

　　保存文件的纸质版并不需要你重新编写文件或者编辑文件格式，有了纸质版文件至少确保你拥有了文件的全部内容，这总比什么都没有要好很多!