邮件归档——为单位邮件安全护航

　　据相关权威部门调查研究表明：企业邮件60%保存于办公PC、笔记本电脑中，20%保存于没有数据保护措施的邮件服务器中，10%的企业邮件保存在具有简单备份机制的邮件服务器中，仅有10%保存在磁带、光盘及其他存储介质中。企业邮件存在巨大数据风险!

　　从整体看来，单位邮件数据的各种分布状况，均处于流动状态，之前的技术手段均无法对其进行合理的保护。那么，正因为这种现状的存在，势必给邮件用户带来诸多负面影响和问题。

　　法规遵循

　　2002年美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。早前，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。

　　自此以后，电子邮件归档这一概念渐渐进入国人视野。2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为“中国版萨班斯法案”的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。企事业单位邮件管理的法规遵从，势在必行。

　　电子举证

　　随着电子邮件在各行各业中的广泛普及与应用，电子邮件已被明文规定可以作为法律证据，具有与录音、录像同等的法律效力。根据调查显示，至今仍有90%的单位现有电子邮件系统对于邮件数据方面均没有相关措施进行保留及管控。

　　近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。目前，案件结果暂未宣判。前不久，苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件作为“呈堂证供”对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证并支持其商标拥有权主张。

　　据了解， “唯冠与苹果事件”只是“冰山一角”，企业邮件安全存在巨大风险和隐患。

　　邮件丢失

　　很多用户都有过丢失(重要)邮件的经历，邮件安全已成为当今用户日益关注的问题。大多邮件用户习惯使用客户端方式将邮件收取到本地进行保存、管理，而将邮件保留于邮件系统又将面临着系统崩溃、邮件空间不足等诸多数据丢失的潜在风险。据权威机构最新调查显示：邮件用户的邮件安全现状和重视程度不容乐观，约60%的邮件存储于不受保护的台式机或笔记本上，受病毒、木马、系统漏洞以及其他认为不定因素的影响，时有重要邮件丢失问题。此外，48%的单位没有制定恰当的邮件安全策略。正是由于用户安全意识的薄弱和缺乏合理的邮件管理手段，才直接导致邮件的屡屡丢失。

　　信息资产管理

　　随着电子邮件技术的广泛应用，越来越多的单位依靠电子邮件进行日常办公。合同、商业机密、个人简历等等重要信息以邮件为载体，发展成为单位信息资产的一部分。

　　据Radicati报告发现，平均每位员工每天要从电脑中发出160多条信息。这些信息包括电子邮件和员工在工作期间进行即时沟通时发送的即时信息。到2013年的时候，平均每位员工每天从电脑中发出的信息数量将增加到215条以上。

　　急速增长的邮件数量，不断变化的人才流动，作为单位信息资产的邮件，其存储、保护以及管控问题日益凸显，成为单位可持续性发展的重点与难点。

　　综上，我们不难看出，在信息化深入推进的当下，邮件归档在组织机构日常运行中的不可或缺。他不仅是邮件安全及管理的灯塔，护航指引方向，而且还能有效节省单位管理成本，把邮件管理员从繁重的工作中解放出来，提高工作效率。